Personvernerklæring

 

1  Innledning

Incruit AS er opptatt av at du skal ha tillit til oss og hvordan vi behandler dine personopplysninger. I denne personvernerklæringen forklarer vi derfor hvorfor vi samler inn informasjon om deg, hvordan vi bruker denne informasjonen og hvordan vi tar hensyn til ditt personvern.

Personopplysninger er opplysninger og vurderinger som kan knyttes til en identifiserbar enkeltperson. Dette kan for eksempel være navn og kontaktinformasjon, kjøpshistorikk eller informasjon om interesser.

Bruk av personopplysninger må følge personopplysningsloven. Vi, som behandlingsansvarlig, vil sørge for at vi bruker personopplysninger om deg i samsvar med lovens regler.

 

2  Hvilke personopplysninger har vi om deg

Avhengig av hvilken informasjon du gir oss, hvordan du bruker våre tjenester, og hvilke tillatelser du gir oss, har vi disse opplysningene om deg:

  • Opplysninger om deg: Informasjon du oppgir når du oppretter en brukerkonto eller søker på en jobb, som navn, adresse, alder, telefonnummer og e-postadresse, herunder faller også etterspurt dokumentasjon.(attester, CV, bilde) Du kan velge å gi oss mer informasjon om deg selv, som søknadsbrev og video. Vi lagrer ikke personinformasjon som du ikke selv aktivt har registrert gjennom søknadsprosessen.

  • Kommunikasjon: Informasjon du gir oss når du har kontakt med vårt kundesenter, som eposter sendt mellom oss.

  • Opplysninger om bruk på nettsidene: Informasjon vi får når du bruker vår nettside og app, som hva slags enhet du har (f.eks. mobil eller PC), IP-adresse, hvilke sider du besøker og hvilke funksjoner du bruker der.

3  Hva bruker vi personopplysningene til

Vi bruker personopplysningene dine til følgende formål:

  1. Tilby nettside: Vi bruker opplysninger for å tilpasse vår nettside og app til det tekniske utstyret du bruker.

  2. Formidle data: Vi bruker opplysninger for å tilby våre kunder nødvendig informasjon ved vurdering av ditt kandidatur til en jobb du søker på. Dette er kun informasjon du selv har oppgitt gjennom søknadsprosessen og ved behov for ytterligere informasjon vil dette etterspørres og du står fritt til å velge hvorvidt du ønsker å fremlegge dette. Informasjonen du deler ved å søke på en jobb tilfaller kun denne jobben og vil ikke gjøres tilgjengelig for andre enn bedriften du søker jobb hos. Med ditt samtykke vil din kontaktinformasjon benyttes for at vår kunde kan komme i kontakt med deg vedrørende ditt kandidatur.

  3. Opprette brukerkonto: Vi bruker opplysninger dersom du oppretter brukerkonto, bl.a. for å gi deg tilgang med brukernavn og passord, for å lagre din kontaktinformasjon og for at du kan se din profilhistorikk.

  4. Kundeservice: Vi lagrer opplysninger som du gir og mottar dersom du har kontakt med oss for å yte service og administrere ditt kundeforhold.

  5. Statistikk: Vi utarbeider statistikk og kartlegger markedstrender for å forbedre og videreutvikle våre produkter og tjenester. Så langt det er mulig gjør vi dette med anonyme opplysninger, uten at vi vet at informasjonen er knyttet spesifikt til deg.

Det rettslige grunnlaget for formål 1, 4 og 5 er vår berettigede interesse i å kunne tilby, videreutvikle og markedsføre våre tjenester.

Det rettslige grunnlaget for formål 2, 3 og 4 er for å oppfylle vår kontrakt med deg.

 

4  Hvem deler vi personopplysninger med

Vi deler personopplysninger med selskaper som leverer tekniske og administrative tjenester til oss, slik som IT-leverandører. Vi har avtaler (DPA) med disse for å sikre ditt personvern. Vi kan utlevere opplysninger i enkelttilfeller, eksempelvis til offentlige myndigheter, ved mistanke om lovbrudd. Hvis du samtykker, kan vi dele dine personopplysninger med våre samarbeidspartnere som beskrevet i ditt samtykke. Vi benytter oss av IT-leverandører utenfor EØS. Hvis vi overfører personopplysninger ut av EØS, sørger vi for å sikre personvernet gjennom inngåelse av kontrakter.(DPA) Du kan be om mer informasjon eller en kopi av sikkerhetsmekanismene vi bruker for å sikre overføringen av opplysningene. Vi kan for øvrig dele anonymiserte opplysninger med samarbeidspartnere for bl.a. markedsanalyser og tjenesteutvikling.

 

5  Hvor lenge lagrer vi personopplysninger

Vi lagrer opplysninger om deg, kun så lenge det er nødvendig for å oppnå formålet de ble innhentet for, eller dersom vi er pålagt å lagre opplysningene. Opplysningene vil slettes eller anonymiseres når de ikke lengre er nødvendige for å oppnå formålet. Under er en oversikt over hvor lenge vi lagrer dine opplysninger:

  • Opplysninger om deg: Hvis du har brukerkonto hos oss, eller registrert data ved søknadsprosess til spesifikk jobb sletter vi opplysningene når du sier opp brukerkontoen/ber om å slettes eller hvis du har vært inaktiv i over 6 måneder. Hvis du ikke har brukerkonto hos oss, sletter vi opplysningene seks måneder etter rekrutteringsprosessen fant sted med mindre du ber oss om å slette informasjonen ved tidligere tidspunkt.

  • Opplysninger om bruk på nettsidene: Vi lagrer informasjon om din bruk av våre nettsider i opptil 1 år.

  • Opplysninger fra partnere: Vi lagrer eventuell informasjon fra samarbeidspartnere så lenge du har en aktiv brukerkonto hos oss eller så lenge du har samtykket. Vi vil slette opplysningene dersom du sier opp brukerkontoen/ber om å slettes eller brukerkontoen har vært inaktiv i 12 måneder.

  • Kommunikasjon: Vi lagrer kommunikasjon med våre kunder i tre år, med mindre vi trenger å lagre det lenger, f.eks. i forbindelse med klager eller krav.

7. Informasjonssikkerhet og databehandlere

Vi har gode rutiner og omfattende tiltak for å sikre at uvedkommende ikke får tilgang til dine personopplysninger, og at behandlingen av data skjer i samsvar med kravene i gjeldende lovgivning. Eksempler på slike tiltak er risikovurderinger, implementering av organisatoriske og fysiske tiltak, tilgangsstyring og arkiveringsrutiner, samt rutiner for håndtering av data og oppfølging av forespørsler vedrørende retten til innsyn, retting og sletting.

Blant annet bruker vi sterke passord, kryptering av data, tilgangskontroll, sikkerhetskopiering og tofaktorautentisering for å sikre dataene og hindre at uvedkommende får tilgang til å se, endre, slette eller på noen måter påvirke dataene vi oppbevarer, inkludert personopplysninger.

Det brukes kun anerkjente leverandører av IT- og administrasjonstjenester som webhotell, sikkerhet på nettsiden og PC, virusprogram, e-postleverandør, sikkerhetskopiering, og mer. Vi tillater kun andre å få innsyn i og/eller behandle personopplysningene dine i henhold til våre instruksjoner, og kun der det er strengt nødvendig.

Vi har etablert rutiner for håndtering av brudd på datasikkerhet, og vi vil, ved avvik, sende avviksmelding til Datatilsynet innen 72 timer etter oppdaget brudd. Dersom bruddet medfører høy personvernrisiko, vil vi også varsle berørte registrerte

Vi kan benytte opplysningene som vi samler om deg når vi har grunn til å tro at det er nødvendig å identifisere, kontakte, eller ta rettslige skritt mot personer eller selskaper som kan skade deg, oss, eller andre. Vi kan også avsløre din informasjon når vi mener loven krever det

8. Bruk av databehandlere

Vi har i dag en IKT-driftsmodell der vi drifter en stor del av våre systemer selv, men der vi også har overlatt driften av noen systemer til eksterne parter. Disse er:

Nettsidene våre er hostet hos Squarespace som er en norsk leverandør og et norsk datasenter blir brukt. Til drift og support av nettsidene brukes oss selv som også er en norsk leverandør. Det er ingen koblinger mellom nettsidene og andre av våre IKT-systemer.

Til innhenting/registrering av søkerdata til spesifikke stillinger benytter vi Typeform. Informasjonen lagres kryptert og det foreligger databehandleravtale (DPA) mellom Typeform og Incruit.

Formidling av registrert data til vår kunde(rekrutterer) gjøres gjennom Airtable. Dette innebærer kun informasjon du selv har oppgitt gjennom søknadsprosessen og formidles i sin helhet slik det i utgangspunktet er oppgitt fra deg. Det foreligger databehandleravtale (DPA) mellom Airtable og Incruit. Tilgang til denne informasjonen er begrenset til kunden og kunden alene og er sikret bak kryptering og innlogging.

Nevnte sktører har ikke lov til å bruke denne informasjonen til noe annet enn å utføre tjenester for oss.

6  Dine rettigheter

Du kan ha rett til å be oss om å:

  • Gi deg ytterligere informasjon om hvordan vi behandler dine personopplysninger.

  • Gi deg en kopi av personopplysninger om deg.

  • Oppdatere dine personopplysninger.

  • Slette opplysninger som vi ikke lengre har grunnlag til å oppbevare.

  • Begrense eller stoppe behandlingen av dine opplysninger

  • Motsette deg automatiske individuelle avgjørelser, inkludert profilering.

  • Gi deg opplysninger du har gitt til oss i en strukturert, alminnelig anvendt og maskinlesbart format eller, der det er teknisk mulig, be oss om å overføre disse til en annen virksomhet.

  • Trekke tilbake eventuelle samtykker du har gitt oss.

  • Gi deg innsyn i databehandleravtaler med eksterne leverandører

Vær klar over at det finnes begrensninger i disse rettighetene. Ta gjerne kontakt med oss hvis du vil ha mer informasjon om dette.

Hvis du mener at vi behandler personopplysninger i strid med personopplysningsloven, har du rett til å klage til Datatilsynet. Før du eventuelt gjør dette, vil vi gjerne at du kontakter oss slik at vi kan besvare dine spørsmål eller oppklare eventuelle misforståelser.  

7  Cookies

Vi bruker cookies på våre nettsider for å sikre funksjonalitet på nettsiden, analysere nettrafikk og se hvilke områder på vårt nettsted du har besøkt. Vi benytter eksterne leverandører til dette formålet og her følger en liste over disse:
Google Analytics
Hotjar

8  Endringer i personvernerklæringen

Vi vil kunne oppdatere personvernerklæringen fra tid til annen. Du vil få beskjed om endringer av betydning. Du vil alltid finne siste versjon av vår personvernerklæring på nettsiden.  

9  Kontaktinformasjon

Hvis du ønsker å komme i kontakt med oss, kan du benytte følgende kontaktinformasjon:

Kontaktperson: Magnus Herud

Telefonnummer: 92052525

E-postadresse: highfive@incruit.no

Adresse: BORGUNDVEGEN 340, 6009 ÅLESUND